Η οργάνωση μεγάλων διαδικτυακών συναντήσεων(online meetings) μπορεί να είναι μια νέα εμπειρία για εσάς, αλλά μη φοβάστε, όπως και στις περισσότερες συζητήσεις, πρέπει να υπάρχει μια δομή, ένας στόχος και η απλούστευση του. Βεβαιωθείτε ότι έχετε μια ατζέντα στη συνάντησή σας και ξέρετε ποιος είναι ο σκοπός σας, εάν θέλετε να ενημερώσετε, να συμβουλευτείτε, να συζητήσετε ή να συνεργαστείτε. Όταν πρόκειται για μια συζήτηση, φροντίστε να συζητήσετε ένα θέμα κάθε φορά για να τους κρατήσετε όλους στη συζήτηση. Μερικές φορές είναι πιο εύκολο να το πούμε από το να γίνει. Υπάρχουν μερικές δημιουργικές επιλογές που θα σας βοηθήσουν στη διάρθρωση της συνομιλίας σας, τα σχόλια που θα λάβετε και ταυτόχρονα τα οπτικά αποτελέσματα που θα συνοψίζεται. Εργαλεία όπως προγράμματα συνεργατικής επεξεργασίας κειμένου (Google Docs, Microsoft Teams), Padlet ή αν είστε πραγματικά έτοιμοι για αυτό, ο εικονικός πίνακας Miro, όλοι εργάζονται για να σας υποστηρίξουν στην απεικόνιση της συνομιλίας σας. Όλα αυτά τα εργαλεία μπορούν να είναι προσβάσιμα από τους συμμετέχοντες κατά τη διάρκεια της συνάντησης και μπορείτε να επιλέξετε αν θα τους επιτρέψετε να επεξεργαστούν, να σχολιάσουν ή μόνο να βλέπουν. Έχοντας τα πάντα οπτικά και συνοψισμένα, είναι ευκολότερο για όλους να ακολουθήσουν, ακόμα και για αυτούς που καθυστέρησαν να εισέλθουν.

Να έχετε μια ομάδα ανθρώπων για να οργανώσετε τη συνάντηση – να διαιρέσετε τα καθήκοντα όπως Συντονιστής της συνάντησης, Συντονιστής για τα σχόλια, Τεχνική βοήθεια για παρουσιάσεις και διαχείριση εικονικών εργαλείων. Αυτό θα διευκολύνει όλους τους εμπλεκόμενους!

Προτείνετε βασικούς κανόνες για όλους τους συμμετέχοντες – στείλτε τους κανόνες πριν από τη συνάντηση σας και τοποθετήστε τους στο μέρος της συνομιλίας για να το δείτε όλοι.

Ακολουθούν μερικά παραδείγματα:

• Αποφασίστε για μια διαδικασία για το πώς να “σηκώσετε το χέρι σας”. Ορισμένα εργαλεία συσκέψεων, όπως το Zoom, έχουν ήδη ενσωματώσει αυτές τις λειτουργίες μετριοπάθειας.
• Πάντα να δηλώνετε το όνομά σας πριν μιλήσετε.
• Μιλήστε δυνατά και σαφώς, αλλά παραμείνετε σιωπηλά αν δεν μιλάτε.
• Σέβεται ο ένας στον άλλο σε αυτό το πεδίο κλήσης και σχολιασμού.

Διατηρήστε συναντήσεις λιγότερο από μία ώρα αν είναι δυνατόν. Πολλές σύντομες συναντήσεις είναι γενικά καλύτερες από μία μακράς διάρκειας. Εάν χρειάζεται να έχετε μια μακράς διάρκειας, φροντίστε να συμπεριλάβετε και διαλείμματα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ορατό χρονοδιακόπτη για διαλείμματα, αλλά και για συζητήσεις ή παρεμβάσεις. Η Google προσφέρει έναν χρονομετρητή αντίστροφης μέτρησης μέσω του προγράμματος περιήγησης, αλλά εάν θέλετε να εμπλουτίσετε τα διαλείμματα σας, μπορείτε να ψάξετε ένα τραγούδι στο YouTube ή να δημιουργήσετε το δικό σας.

Κρατώντας το ακροατήριο συγκεντρωμένο και ενεργό δεν χρειάζεται πάντα να απαιτούνται δύσκολες διαδικασίες. Υποστηρίξτε την παρέμβασή σας με διαφάνειες ή βίντεο και δώστε χρόνο για συνομιλίες, Ερωητήσεις & Απαντήσεις και οι συζητήσεις σας συχνά εκτιμούνται. Εάν θέλετε να πάρετε τη συζήτηση σας σε ένα άλλο επίπεδο, μπορείτε πάντα να εμπλέξετε παιχνιδοποίηση. Προσθέστε κουίζ, ένα παιχνίδι Σωστο ή Λάθος, Bingo ή ίσως κάποιους Μύθους στην παρουσίασή σας. Υπάρχουν πολλά εργαλεία για να σας υποστηρίξουν, όπως το Kahoot! , Mentimeter και Slido.

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι να ζητήσετε τη συμβολή των συμμετεχόντων σας, φυσικά, έχετε και το πεδίο σχολίων και μπορείτε να οργανώσετε μια λίστα ομιλητών, αλλά υπάρχουν και άλλες μέθοδοι που μπορούν να διευκολύνουν περισσότερο την εμπλοκή. Δημιουργήστε μια δημοσκόπηση με ερωτήσεις, χρησιμοποιήστε μια λειτουργία σύννεφο λέξης ή οργανώστε ένα brainstorming. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει τη μεθοδολογία που υποστηρίζει τον στόχο σας και το μέγεθος της ομάδας σας. Για να σας υποστηρίξουμε υπάρχουν πολλά εικονικά εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε, εδώ είναι μια πρόταση μερικών:

• Brainstorming: Padlet, Miro Virtual Whiteboard, Google Docs, Εδώ είναι μερικές τεχνικές Brainstorming που μπορούν να σας βοηθήσουν.
• Δημοσκόπηση: Έντυπα Google, SurveyMonkey, Mentimeter, Sli.do
• Word Cloud: Mentimeter, Sli.do

Είναι ωραίο να συζητάμε μεταξύ μας αλλά μερικές φορές η συμμετοχή εμπειρογνώμονων ή συνεργάτων ή εκείνους που έχουν μια προσωπική εμπειρία να μοιραστούν, μπορεί να ενισχύσει τη δυναμική της συζήτησης μας. Κάνετε ένα πάνελ στην τηλεδιάσκεψη σας, καλέστε έναν φιλοξενούμενο στο Facebook Live ή προσκαλέστε τους ως φίλους στο Instagram Live και μπορείτε να χωρίσετε την οθόνη σας για να σας βλέπουν οι θεατές σας.

Ο καθένας χρειάζεται καθημερινά μια δραστηριότητα που θα του δώσει ενέργεια ή μια δραστηριότητα για να σπάσει ο πάγος μεταξύ των συνομιλητών. Συμπεριλάβετε ένα Icebreaker όπου θεωρείτε κατάλληλο. Εδώ είναι μια λίστα με Icebreakers για online συναντήσεις.

Μην ξεχάσετε να αξιολογήσετε – ρωτήστε τους συμμετέχοντες για τα σχόλιά τους ώστε να μπορέσετε να βελτιώσετε την επόμενη συνάντηση. Και να θυμάστε, μόνο και μόνο επειδή η οπτική σας συζήτηση τελείωσε, δεν σημαίνει ότι η η επαφή με τους συμμετέχοντές σας θα πρέπει να τελειώσει. Στείλτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα ενημερώνει το κοινό σας, πώς θα μπορούν να επικοινωνήσουν μαζί σας περαιτέρω.

Βασικά, παραμείνετε ήρεμοι, αλλά προετοιμαστείτε για προκλήσεις. Να έχετε σχέδια δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας για τις δραστηριότητες, τα εργαλεία, το χρονοδιάγραμμα και τους πίνακες σας.